Si Ud. ha realizado una factura en forma manuscrita, entonces Ud. puede realizarlo en su computador utilizando a MONICA sin mayores problemas. La mayor parte de las opciones son auto explicativas.
No se preocupe si Ud. comete un error al utilizar a MONICA, ya que puede ser corregido sin mayores contratiempos, sea que realiza una nueva factura, un asiento contable, etc.
Así mismo MONICA le ofrece una gran versatilidad en el manejo de la información ya que tiene pantallas intuitivas que no necesitan mayor explicación en los cuales no necesita grandes conocimientos en computación de los que probablemente ya tiene. MONICA le permite tener hasta 99 empresas en su computador y puede trabajar como punto de venta.
MONICA 9 es un conjunto de programas que le permitirán realizar:
Facturación.-
Una factura, en general se refiere a un documento de compra-venta de mercadería, en algunos países se refiere como ticket de venta, recibo, factura cambiaria de compra-venta, etc. Es el documento que se entrega al cliente y en muchos países tiene validez legal, por lo tanto su uso y diseño esta normado por las oficinas de impuestos de cada país.
Este módulo le permite realizar las facturas prácticamente a cualquier formato que se requiere en su país. Por ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto, aplicar el impuesto a un producto ó a varios, diferentes impuestos para diferentes productos.
Así mismo puede averiguar fácilmente el precio de un producto, para un cliente en particular ó la estadística de ventas. Igualmente puede definir hasta tres diferentes tipos de facturas. Por ejemplo en Perú se utiliza la factura y la boleta, en Argentina facturas tipo A, B, C. En el Salvador la factura de crédito fiscal y boleta de venta. Cada una de estas facturas puede tener un formato y forma de facturar que difieren. Con Monica se pueden establecer estos tipos de formatos y procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en diferentes impuestos). Para un procedimiento detallado acerca de cómo definir estos tipos de formatos vea la opción de parámetros.
En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y eliminarlas, también puede realizar devoluciones, facturas en lotes y reportes varios. Cuando realiza una factura, ésta es automáticamente actualizada en el inventario y en el módulo de cuentas por cobrar. Así mismo el movimiento de los productos se registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades disponibles en almacén.
También tiene la posibilidad de emitir automáticamente el respectivo asiento contable si lo desea. Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas emitidas. Desde esta pantalla Ud. puede realizar las funciones de crear, modificar, eliminar, etc. las diferentes facturas.
Inventario.–
Esta opción le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear nuevos productos, modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, órdenes de compra, devoluciones al proveedor, manejar el kardex, etc. De la pantalla principal de MONICA hacer un clic en Inventario el cual, después de algunos segundos, le muestra la pantalla general del inventario. Desde esta pantalla Ud. puede crear nuevos productos a ser ingresados al inventario, modificarlos, cambiar precios, etc. También puede ordenar los productos por categoría, por suplidor, etc. simplemente hacer un clic en la flecha que está situada junto a seleccione orden. Así mismo también puede manejar el kardex del producto, realizar cotizaciones, órdenes de compras para sus suplidores, y reportes varios.
Cuentas por Cobrar.–
Esta sección también es conocida como CARTERA, este módulo le permite llevar un control de las ventas a crédito, pagos, débito y crédito que tiene con sus clientes. Para ingresar a esta sección simplemente del menú principal del Monica ingrese a cuentas por cobrar (ver imagen adjunta).
Las cuentas por cobrar registran los documentos de las ventas, es decir pagos de los clientes, por ejemplo cuando Ud. crea una factura, se registra un documento que representa esta venta (cada documento tiene un numero asignado por Monica), si tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera un documento en Ctas. Por cobrar.
Cuentas por Pagar.–
Este módulo le permite manejar los pagos que realiza a sus suplidores ó abastecedores, por ejemplo: cuando usted compra a crédito puede registrar las compras así como los pagos (parciales o totales). También puede saber cuales son las deudas que tiene por proveedor, las que están por vencer, los balances que tiene por cada suplidor (ver imagen adjunta)
Cuentas Corrientes.–
Este módulo le permite realizar los cheques de su empresa. Aquí usted puede emitir, modificar e inclusive imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. Monica 9 le puede llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes. Para ingresar a este módulo de la pantalla principal ingresamos a cuenta corriente (ver imagen adjunta)
Clientes y Proveedores.–
Para crear un cliente nos dirigimos al módulo de CLIENTES/PROVEEDORES, en la pestaña de CLIENTES escojemos la opción de CREAR CLTE. llenamos los campos GENERALES y ADICIONALES como minimo y obligatorio se llena el codigo y el nombre en (ver imagen adjunta)
Para crear un proveedor escojemos la pestaña de PROVEEDOR escojemos la opción de CREAR PROV. llenamos los campos GENERALES y ADICIONALES como minimo y obligatorio se llena el codigo y el nombre en (ver imagen adjunta).
Contabilidad.–
El ciclo de la contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el ingreso de información en los libros y culmina con la emisión de los reportes financieros, para ellos se debe definir un “período” generalmente es 12 meses (llamado año fiscal) en algunos países está reglamentado el período fiscal para cierta clase de negocios, se pueden tener períodos fiscales de 4,6,12 meses, etc.
Los asientos se registran en el libro diario, estos asientos luego son transferidos o posteados al libro mayor (el cual facilita al contador el análisis de las cuentas), es decir, los asientos son separados por cada cuenta contable, con MONICA la transferencia de asientos es automática, es decir, cuando ingresa/modifica un asiento al libro diario las cuentas automáticamente se actualizan en el mayor. Al final del período se cierran los libros, con el fin de preparar los reportes financieros y preparar las cuentas para el siguiente período contable o año fiscal.
Parametros.–
Esta sección le permite definir las características particulares del programa, por jemplo: Nombre de su empresa, claves de acceso.
